Ewidencja czasu pracy w 2019 i 2020 r.

Od 1 stycznia 2019 r. zakres, sposób i warunki prowadzenia ewidencji czasu pracy określa § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W myśl tego przepisu, katalog informacji, które muszą znaleźć się we wspomnianym dokumencie, rozszerzono m.in. o godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dyżurów.

Ewidencja czasu pracy musi zawierać ściśle określone elementy

Na mocy § 6 przywołanego wyżej rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r., pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b) wnioski pracownika dotyczące:

– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),

– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy),

c) dokumenty związane:

– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),

– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ Kodeksu pracy),

– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda:

– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

Szczegółowe uregulowanie zakresu tworzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy jest uzasadnione celem jej prowadzenia, określonym w art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Stosownie do tej regulacji, podmiot zatrudniający:

prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą,
udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Co ważne, wskazywanie obecnie w ewidencji czasu pracy godzin rozpoczynania i kończenia pracy jest obowiązkiem nawet wtedy, gdy pracowników obowiązują stałe rozkłady czasu pracy. Dzięki podawaniu tych godzin:

istnieje możliwość lepszej kontroli czasu pracy,
można w łatwiejszy sposób ustalić przykładowo kiedy zakończyła się poprzednia doba robocza i tym samym ile ewentualnie wystąpiło godzin nadliczbowych, a ponadto czy nie doszło do dwukrotnego rozpoczęcia pracy w ciągu tej samej doby.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że:

zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy, w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy;
do końca 2018 r. pracodawcy byli zobligowani do prowadzenia kart ewidencji czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy nie wymaga podpisu pracownika, którego ona dotyczy.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Obowiązujące do końca 2018 r. przepisy nie precyzowały okresu przechowywania ewidencji czasu pracy, jednak powszechnie przyjmowało się, że powinien on wynosić 3 lata od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (z uwagi na stosowany na mocy art. 291 Kodeksu pracy 3-letni okres przedawnienia roszczeń pracowniczych).

Obecnie, ewidencja czasu pracy w myśl nowych przepisów stanowi obowiązkowy element dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy, dla której Kodeks pracy przewiduje 10-letni okres jej przechowywania. W rezultacie, od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania ewidencji czasu pracy to 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. Słuszność tego poglądu potwierdza Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Gdzie trzymać papierową ewidencję czasu pracy?

Przepis § 6 pkt 1 rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje wyłącznie na obowiązek prowadzenia „oddzielnie dla każdego pracownika” wymienionej w nim dokumentacji, nie określając jednocześnie, jak to technicznie należy zorganizować.

W konsekwencji, decyzja w tym zakresie (np. czy jest to imienna teczka, zawierająca całość dokumentów dotyczących jednego pracownika, czy też dokumentację tego pracownika przechowuje się w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie) należy więc do pracodawcy.

A zatem za dopuszczalne należy uznać np. przechowywanie papierowych ewidencji czasu pracy w osobnym segregatorze – oczywiście konieczne jest wówczas stosowanie kryterium imiennego np. poprzez zastosowanie odpowiednich przekładek w ramach segregatora.

Żaden przepis nie mówi o przechowywaniu ww. ewidencji w aktach osobowych danego pracownika. Nie powinno się więc jej gromadzić w teczce osobowej pracownika, gdyż ustawodawca w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy wyraźnie dzieli dokumentację pracowniczą na dwie części, tj. akta oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Podział ten jest kontynuowany w rozporządzeniu z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w którym to wskazano jakie dokumenty są właściwe dla akt osobowych (§ 3 rozporządzenia), a co wchodzi w skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6 rozporządzenia). Dodajmy tu, że akta osobowe podlegają rygorom, których nie trzeba spełniać przy prowadzeniu pozostałej dokumentacji (chodzi tu np. o konieczność przechowywania w porządku chronologicznym oraz numerowania poszczególnych dokumentów).

Naszym zdaniem, ewidencja czasu pracy powinna być aktualizowana nie rzadziej niż raz w miesiącu – jeszcze przed datą wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc. Wynika to przede wszystkim z tego, że stanowi ona istotny dokument pomocniczy nie tylko do rozliczania czasu pracy, ale też do naliczania pensji np. dodatków za nadgodziny, a przecież wynagrodzenie trzeba wypłacać nie rzadziej niż co miesiąc. Oczywiście najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest aktualizowanie ewidencji czasu pracy na bieżąco – dzień po dniu.

Pracodawcy często ewidencje czasu pracy prowadzą w formie elektronicznej (głównie za pośrednictwem programów kadrowo-płacowych). W takich przypadkach najczęściej ewidencje są drukowane tylko w momencie, gdy jest taka potrzeba (np. w razie kontroli PIP). Taką praktykę trzeba postrzegać jako dozwoloną.